Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – procedura, dokumenty
Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych, zarówno po stronie pracodawcy, jak i samego pracownika. Jednym z kluczowych rozwiązań umożliwiających legalne rozpoczęcie pracy przez obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Armenii i Gruzji jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Dla pracodawcy oznacza ono stosunkowo szybki i prosty sposób na legalizację zatrudnienia, bez konieczności ubiegania się o standardowe zezwolenie na pracę. Z kolei dla cudzoziemca jest to dokument, który daje realną możliwość legalnego podjęcia zatrudnienia w Polsce na przejrzystych warunkach i w określonym terminie.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest to oświadczenie, kiedy można z niego skorzystać, jakie obowiązki wynikają z niego dla obu stron, jakie dokumenty są wymagane, jakie są koszty oraz jak długo trwa cała procedura. Na końcu przygotowaliśmy także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które pomogą rozwiać praktyczne wątpliwości pracodawców i cudzoziemców.
Co to jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?
To dokument składany przez pracodawcę, który pozwala zatrudnić cudzoziemca bez konieczności uzyskania standardowego zezwolenia na pracę, ale tylko jeśli spełnione są określone warunki ustawowe. Pracodawca składa oświadczenie do właściwego powiatowego urzędu pracy (starosty), urząd wpisuje je do ewidencji oświadczeń, a dopiero po tym można zatrudnić cudzoziemca na warunkach określonych w tym oświadczeniu.
Oświadczenie o powierzeniu pracy – co oznacza dla pracodawcy?
Dla pracodawcy oświadczenie to przede wszystkim narzędzie ułatwiające zatrudnianie cudzoziemców. Procedura jest znacznie prostsza i szybsza niż uzyskanie zezwolenia na pracę, a jednocześnie pozwala w pełni legalnie powierzyć wykonywanie obowiązków obywatelom Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Armenii i Gruzji.
Pracodawca powinien pamiętać o kilku kluczowych obowiązkach:
- Złożenie oświadczenia we właściwym powiatowym urzędzie pracy i opłacenie wpisu (100 zł).
- Zawarcie umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej, zgodnie z warunkami wskazanymi w oświadczeniu.
- Przekazanie kopii umowy do urzędu pracy oraz przedstawienie cudzoziemcowi jej tłumaczenia w języku dla niego zrozumiałym.
- Zgłoszenie podjęcia lub niepodjęcia pracy przez cudzoziemca w terminach wskazanych w przepisach (odpowiednio 7 i 14 dni).
- Zapewnienie warunków pracy i wynagrodzenia nie gorszych niż dla obywateli Polski zatrudnionych na tym samym stanowisku.
Dzięki temu pracodawca zyskuje pewność, że zatrudnienie cudzoziemca odbywa się zgodnie z prawem, a w razie kontroli może przedstawić pełną dokumentację potwierdzającą legalność zatrudnienia.
Oświadczenie o powierzeniu pracy – co oznacza dla cudzoziemca?
Dla pracownika z zagranicy oświadczenie to szansa na szybkie i bezpieczne rozpoczęcie pracy w Polsce. Jest to dokument, który legalizuje zatrudnienie na maksymalnie 24 miesiące, bez konieczności przechodzenia przez skomplikowaną i czasochłonną procedurę uzyskiwania zezwolenia na pracę.
Z punktu widzenia cudzoziemca warto pamiętać, że:
- Oświadczenie daje prawo do pracy tylko u tego konkretnego pracodawcy i tylko na warunkach wskazanych w dokumencie.
- Przed rozpoczęciem zatrudnienia cudzoziemiec powinien otrzymać pisemną umowę oraz jej tłumaczenie.
- Legalna praca w Polsce oznacza również dostęp do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (np. ZUS, NFZ), jeśli umowa przewiduje takie obowiązki.
- Podjęcie pracy bez ważnego dokumentu legalizującego zatrudnienie (oświadczenia, zezwolenia lub karty pobytu) jest ryzykowne i może skutkować konsekwencjami prawnymi, także dla cudzoziemca.
Oświadczenie stanowi więc zabezpieczenie nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika – daje możliwość pracy w Polsce w sposób w pełni legalny, co ma znaczenie również przy ewentualnych przyszłych procedurach związanych z pobytem czy zmianą statusu.
Kto i kiedy może skorzystać z tej procedury?
Warunki:
- obywatel jednego z pięciu krajów: Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Armenia, Gruzja
- praca nie może być pracą sezonową.
- okres wykonywania pracy, wskazany w oświadczeniu, nie może przekroczyć 24 miesięcy.
- muszą być spełnione inne warunki: pracodawca składa oświadczenie w urzędzie, urząd wpisuje do ewidencji, warunki pracy i wynagrodzenia muszą być zgodne z tym, co deklarujesz.
Co nowego? Zmiany ważne do 2025-2026
- Od 29 stycznia 2022 r. okres, na który można powierzyć pracę bez zezwolenia, został wydłużony z 6 do 24 miesięcy.
- Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadza pewne zmiany formalne, np. dodatkowe dane, wymagane w oświadczeniu, nowe obowiązki, etc.
Co może się stać, jeśli nie spełnisz obowiązków — konsekwencje
Dla pracodawcy
Niedopełnienie formalności związanych z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może mieć poważne skutki prawne i finansowe. Do najczęstszych konsekwencji należą:
- Kary finansowe – zatrudnienie cudzoziemca bez wymaganego dokumentu (np. oświadczenia, zezwolenia na pracę) jest traktowane jako nielegalne i może skutkować grzywną nawet do 30 000 zł.
- Odmowa wpisu do ewidencji – jeśli urząd wykryje błędy, brak wymaganych dokumentów lub nieprawidłowości, oświadczenie może zostać odrzucone.
- Kontrole inspekcji – pracodawca może zostać objęty kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy czy Straży Granicznej, co zwiększa ryzyko dalszych sankcji.
- Problemy wizerunkowe i biznesowe – wykrycie nielegalnego zatrudnienia może negatywnie wpłynąć na reputację firmy oraz zaufanie kontrahentów.
Dla cudzoziemca
Konsekwencje niedopełnienia formalności są dotkliwe także dla samego pracownika. Brak legalnego dokumentu uprawniającego do pracy oznacza:
- Nielegalny pobyt i praca – cudzoziemiec wykonujący obowiązki bez ważnego oświadczenia lub zezwolenia naraża się na decyzję o wydaleniu z Polski oraz zakaz ponownego wjazdu do strefy Schengen nawet na kilka lat.
- Brak ochrony prawnej – osoba pracująca „na czarno” nie może skutecznie dochodzić swoich praw w zakresie wynagrodzenia czy świadczeń, bo formalnie nie była zatrudniona.
- Utrata szansy na dalszą legalizację pobytu – okres nielegalnej pracy nie będzie wliczony do stażu wymaganego np. przy ubieganiu się o kartę rezydenta UE czy pobyt stały.
- Ryzyko sankcji – cudzoziemiec może otrzymać decyzję administracyjną o opuszczeniu kraju oraz zakaz powrotu na określony czas.
Jak uniknąć problemów – praktyczne wskazówki dla pracodawców i cudzoziemców
Dla pracodawców
- Przygotuj komplet dokumentów – zanim złożysz oświadczenie, upewnij się, że wszystkie wymagane załączniki są dołączone (dane cudzoziemca, kopia paszportu, dane dotyczące zatrudnienia, oświadczenie o niekaralności).
- Trzymaj się terminów – pamiętaj o zgłoszeniu podjęcia lub niepodjęcia pracy w odpowiednich terminach (7 lub 14 dni).
- Umowa zgodna z oświadczeniem – warunki zatrudnienia muszą być takie same w dokumencie urzędowym i w umowie, w przeciwnym razie urząd może zakwestionować legalność pracy.
- Dbaj o uczciwe wynagrodzenie – nie może być ono niższe niż dla obywateli Polski na podobnym stanowisku.
Dla cudzoziemców
- Sprawdź swój dokument – zawsze upewnij się, że pracodawca złożył oświadczenie i że zostało ono wpisane do ewidencji.
- Zachowaj kopię umowy – umowa musi być w formie pisemnej i przetłumaczona na język, który rozumiesz.
- Pilnuj okresu ważności – pamiętaj, że oświadczenie pozwala na pracę maksymalnie przez 24 miesiące i tylko u wskazanego pracodawcy.
- Unikaj pracy „na czarno” – brak dokumentu legalizującego zatrudnienie to nie tylko ryzyko deportacji, ale też brak ubezpieczenia zdrowotnego i świadczeń społecznych.
Jak my możemy pomóc?
Procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców mogą wydawać się proste tylko na pierwszy rzut oka. W praktyce każdy błąd w dokumentach czy niedotrzymanie terminów może skutkować odmową wpisu oświadczenia lub nawet zarzutem nielegalnego zatrudnienia.
W Migration Matters:
Analizujemy sytuację prawną
Sprawdzamy, czy oświadczenie jest właściwym rozwiązaniem w danym przypadku, czy konieczne będzie zezwolenie na pracę lub karta pobytu.
Przygotowujemy dokumenty
Kompletujemy wszystkie wymagane załączniki i dbamy o poprawność danych, aby urząd nie miał podstaw do odrzucenia wniosku.
Składamy oświadczenie w urzędzie
W Twoim imieniu dopełniamy formalności administracyjnych.
Monitorujemy status sprawy
Śledzimy proces aż do wpisu do ewidencji, a następnie pomagamy w obowiązkach informacyjnych.
Wspieramy pracodawcę i cudzoziemca
Wyjaśniamy zasady legalnego zatrudnienia, pomagamy przygotować umowę i tłumaczenia, odpowiadamy na pytania w trakcie współpracy.
Dzięki temu pracodawca zyskuje pewność, że zatrudnia zgodnie z przepisami, a cudzoziemiec ma gwarancję legalnej i bezpiecznej pracy w Polsce.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać pomoc w przygotowaniu i złożeniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – szybko, profesjonalnie i bez zbędnych formalności.