Jak sprawdzić status sprawy o kartę pobytu? [Poradnik + linki do urzędów]”

Złożyłeś wniosek o kartę pobytu i czekasz na decyzję? Doskonale to rozumiemy – czas oczekiwania może trwać miesiące, a brak in formacji potrafi frustrować. Dlatego tak ważne jest, abyś wiedział, na jakim etapie jest Twoja sprawa o kartę pobytu i czy nie zostałeś wezwany do uzupełnienia dokumentów. W wielu przypadkach cudzoziemcy tracą szansę na pozytywne zakończenie procedury, bo nie zauważyli wiadomości z urzędu lub przegapili ważny termin. Ten przewodnik pomoże Ci uniknąć takich problemów – pokażemy krok po kroku, jak sprawdzić status sprawy w różnych województwach i jak reagować, gdy pojawią się trudności.

Oto najważniejsze sposoby na sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się Twoja sprawa:

Online – portaly wojewódzki

Chcesz wiedzieć, na jakim etapie jest Twoja sprawa bez wychodzenia z domu? To super – portale regionalne pozwalają sprawdzić status z dowolnego miejsca i o każdej porze. Wystarczy mieć numer sprawy i kod dostępu, które zwykle otrzymujesz SMS‑em lub e‑mailem po złożeniu wniosku. 

Krok po kroku:

1. Otrzymujesz login (numer sprawy + kod dostępu) e-mailem lub SMS-em po złożeniu wniosku.
   
2. Logujesz się i śledzisz status: od złożenia, przez wezwania (np. uzupełnienie dokumentów, biometria), aż po personalizację karty.

Telefonicznie – infolinie wojewódzkie

Nie możesz sprawdzić status wniosku o kartę pobytu przez Internet? Portal nie działa albo masz dodatkowe pytania? W takiej sytuacji najlepiej skontaktować się bezpośrednio z urzędem wojewódzkim telefonicznie. Każdy urząd posiada specjalną infolinię lub dedykowane numery telefonów do spraw cudzoziemców, gdzie urzędnicy pomogą Ci:

• sprawdzić, czy Twoja sprawa została zarejestrowana,
• uzyskać kod dostępu do sprawdzenia online,
• wyjaśnić, na jakim etapie jest Twoja procedura,
• ustalić, czy nie ma braków formalnych lub wezwań do uzupełnienia,
• dopytać o terminy wizyt, odbioru karty lub dalsze kroki.
  

Zalecamy przed rozmową przygotować:

• numer sprawy (jeśli go znasz),
• imię, nazwisko i datę urodzenia,
• PESEL (jeśli posiadasz),
• dokument tożsamości (paszport lub karta pobytu).
  

Urzędy odpowiadają zazwyczaj w godzinach pracy (pon.–pt., zazwyczaj od 8:00 do 15:00), a linie bywają przeciążone – warto próbować kilkukrotnie lub skorzystać z opcji mailowej, jeśli taka jest dostępna.

Sprawdź poniższą tabelę – znajdziesz w niej aktualne numery infolinii oraz dane kontaktowe do poszczególnych urzędów wojewódzkich.

  Infolinie/kontakty Urzędów Wojewódzkich – status spraw cudzoziemców

Sprawdź status karty pobytu osobiście – w urzędzie wojewódzkim

Jeśli nie możesz sprawdzić statusu swojej sprawy online, a infolinia nie przyniosła odpowiedzi – zawsze możesz udać się osobiście do urzędu wojewódzkiego. To szczególnie ważne w przypadku:

• problemów technicznych z portalem lub braku kodu dostępu,
• otrzymania niejasnego pisma z urzędu,
• konieczności uzupełnienia dokumentów,
• złożenia dodatkowych wyjaśnień,
• sprawdzenia, czy karta pobytu jest już gotowa do odbioru.
  

W większości urzędów funkcjonują dedykowane okienka ds. cudzoziemców (często pod nazwą: „informacja cudzoziemców” lub „punkt obsługi cudzoziemców”). Warto wcześniej sprawdzić, czy konieczna jest rejestracja wizyty online – np. w Warszawie, Wrocławiu czy Krakowie często obowiązuje wcześniejsze umówienie się przez portal rezerwacyjny.

Co zabrać ze sobą do urzędu:

• ważny dokument tożsamości (paszport, karta pobytu),
• potwierdzenie złożenia wniosku (jeśli posiadasz),
• numer sprawy (o ile znasz),
• ewentualne wezwania lub pisma z urzędu.
  

Urzędy działają zazwyczaj od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–15:00, choć godziny obsługi cudzoziemców mogą się różnić – warto je wcześniej sprawdzić na stronie internetowej urzędu wojewódzkiego.

Sprawdź dokładny adres w naszej tabeli

Etapy rozpatrywania sprawy

Najczęściej przyjmowane etapy (stanowią zestawienie z różnych województw):

Po wydaniu decyzji pozytywnej urząd czeka najczęściej na dowód wpłaty za kartę i ewentualne informacje dotyczące adresu zamieszkania. Po tych formalnościach uruchamiana jest personalizacja dokumentu

Dlaczego warto monitorować status?

✔ Unikniesz opóźnień — natychmiast odpowiesz na wezwania dotyczące braków dokumentów;
✔ Bezpieczeństwo — będziesz wiedzieć, czy sprawa jest zawieszona lub skierowana do ponownej analizy;
✔ Spokój — świadomie planujesz odbiór karty pobytu.

Praktyczne wskazówki

1. Sprawdź e‑mail i SMS, w których otrzymujesz dane do logowania.
2. Zawsze zachowuj numer sprawy i kod dostępu – to podstawa.
3. Zwracaj uwagę na wezwania do uzupełnień – reaguj szybko!
4. W przypadku problemów: dzwoń, pisz, odwiedzaj okienka – nie zostawaj z pytaniami.
5. Po decyzji pozytywnej – niezwłocznie opłać kartę, aby nie opóźniać druku i odbioru.
   

Dzięki tym wskazówkom będziesz miał pełną kontrolę nad swoim postępowaniem o kartę pobytu i unikniesz niepotrzebnych stresów. Jeśli potrzebujesz wsparcia lub chcesz, by ktoś pomógł Ci krok po kroku — nasz zespół Migration Matters chętnie Ci pomoże!

Potrzebujesz pomocy w sprawdzeniu statusu lub przyspieszeniu decyzji?

Nie możesz zalogować się do systemu? Urząd nie odpowiada? Nie masz czasu samodzielnie zajmować się formalnościami?
Zostaw to nam!

Skontaktuj się z nami – sprawdzimy Twój status, doradzimy co dalej i pomożemy poprowadzić sprawę aż do wydania karty pobytu.