Kluczowe zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Nowe regulacje mają na celu uproszczenie procedur, zwiększenie ochrony pracowników oraz dostosowanie rynku pracy do rosnącej liczby obcokrajowców poszukujących zatrudnienia.

Obowiązek pisemnej umowy

Pracodawcy będą zobowiązani do zawierania z cudzoziemcami umów w formie pisemnej. Pracownik musi również otrzymać pisemną informację w swoim języku o prawie przystępowania do związków zawodowych. Jeśli umowa będzie sporządzona w języku obcym, konieczne będzie jej tłumaczenie przysięgłe na język polski i przechowywanie przez cały okres zatrudnienia oraz przez kolejne dwa lata po jego zakończeniu. Alternatywnie, możliwe będzie zawarcie umowy w wersji dwujęzycznej, co zwolni z obowiązku tłumaczenia.

Elektronizacja procedur

Cała procedura związana z zatrudnianiem cudzoziemców, w tym składanie wniosków, odwołań oraz przekazywanie umów, będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Cudzoziemcy będą mieli dostęp do indywidualnych kont, gdzie znajdą wszystkie decyzje i informacje dotyczące ich zatrudnienia. 

Zniesienie testu rynku pracy

Nowe przepisy likwidują obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy, który polegał na sprawdzaniu, czy na dane stanowisko nie ma dostępnych pracowników z Polski. Zamiast tego, wprowadzone zostaną listy zawodów deficytowych, w których zatrudnianie cudzoziemców będzie ograniczone w celu ochrony polskich pracowników. 

Nowe zasady informowania urzędów o statusie zatrudnienia

Wprowadzone zmiany nakładają na pracodawców nowe obowiązki informacyjne wobec urzędów:

W przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy:

• zgłoszenie podjęcia pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od rozpoczęcia,
• zgłoszenie niepodjęcia pracy – w terminie 14 dni od daty wskazanej w ewidencji.
  

W przypadku zezwolenia na pracę:
pracodawca musi poinformować urząd, jeśli:

• cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia ważności zezwolenia,
• nastąpiła przerwa w pracy dłuższa niż 2 miesiące,
• zatrudnienie zakończyło się co najmniej 2 miesiące wcześniej niż wynosi okres ważności zezwolenia.

Zaostrzenie sankcji

Za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców przewidziane są surowsze kary finansowe. Wysokość grzywny będzie ustalana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników, z karami od 3 000 zł do 50 000 zł za każde wykryte naruszenie. 

Wzmocnienie kontroli

Nowe regulacje nadają dodatkowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej, umożliwiając przeprowadzanie skutecznych kontroli bez zapowiedzi. Kontrole mogą być prowadzone jednocześnie przez obie instytucje, co zwiększa ich efektywność. 

Wpływ na pracodawców i cudzoziemców

Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania procedur rekrutacyjnych i zatrudnieniowych do nowych wymogów, w tym przeszkolenie działów HR oraz aktualizację dokumentacji. Z kolei cudzoziemcy zyskają większą przejrzystość i ochronę swoich praw, dzięki elektronicznemu dostępowi do informacji oraz obowiązkowi zawierania umów w formie pisemnej

Jak przygotować się do zmian? Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców kluczowe jest:

• aktualizacja procedur wewnętrznych,
• dostosowanie dokumentów do nowych wymagań językowych i formalnych,
• wdrożenie systemów umożliwiających szybkie przesyłanie danych i zgłoszeń do odpowiednich urzędów,
• przeszkolenie zespołów HR i kadrowych.
  

Czas na modernizację zatrudnienia

Nowe przepisy to odpowiedź na wyzwania rynku pracy i rosnącą liczbę pracowników z zagranicy. Choć wprowadzają większą odpowiedzialność po stronie pracodawców, równocześnie podnoszą standardy zatrudnienia i ułatwiają kontrolę nadużyć.

Reforma rynku pracy od 1 czerwca 2025 roku

Wraz z ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzona zostaje szeroka reforma systemu aktywizacji zawodowej. Zmiany mają na celu podniesienie kompetencji zawodowych i zwiększenie liczby osób aktywnych na rynku pracy.

Najważniejsze zmiany w systemie zatrudnienia i aktywizacji:

Nowy czas trwania statusu bezrobotnego

Status osoby bezrobotnej będzie przysługiwał przez maksymalnie 3 lata. W tym okresie urzędy pracy będą zobowiązane do realizowania intensywnych działań aktywizacyjnych. W razie ich nieskuteczności – status zostanie zawieszony na 90 dni.

Rejestracja w miejscu zamieszkania

bezrobotni będą mogli rejestrować się w urzędzie pracy zgodnym z miejscem zamieszkania, a nie jak dotąd – zameldowania.

Zniesienie barier wiekowych

Zlikwidowane zostaną limity wieku przy korzystaniu z instrumentów rynku pracy – np. bonu na zasiedlenie, co umożliwi wsparcie również młodym i starszym pracownikom bez wykluczeń.

Nowoczesna obsługa online

 wdrożony zostanie nowy system informatyczny, który:

• umożliwi rejestrację online i uzyskanie pomocy z urzędu pracy bez konieczności osobistej wizyty,
• poprawi dostęp do spersonalizowanych ofert zatrudnienia.
  

Większa efektywność Krajowego Funduszu Szkoleniowego

 więcej środków i uproszczone procedury mają zapewnić lepszy dostęp do szkoleń zawodowych i przekwalifikowań.

Nowe formy wsparcia:

• pożyczka edukacyjna – nawet do 400% przeciętnego wynagrodzenia,
• dofinansowanie zatrudnienia emeryta – by wykorzystać potencjał doświadczonych pracowników,
• pełne wypłaty zasiłku dla bezrobotnych, bez względu na długość okresu uprawniającego do jego otrzymania,
• dodatki motywacyjne dla pracowników publicznych służb zatrudnienia (PSZ) i OHP,
• możliwość rejestracji rolników jako osób bezrobotnych w urzędach pracy.

Co to oznacza dla firm?

Reformy rynku pracy i zmiany dotyczące cudzoziemców wchodzą w życie już 1 czerwca 2025 roku, a więc pracodawcy mają bardzo krótki czas na dostosowanie się. Konieczne będzie:

• zapoznanie się z nowymi obowiązkami administracyjnymi,
• aktualizacja procedur wewnętrznych,
• odpowiednie szkolenia działów HR i kadrowych,
• zapewnienie zgodności z nowymi przepisami, by uniknąć kar.

Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców mają na celu uproszczenie procedur, zwiększenie ochrony pracowników oraz dostosowanie rynku pracy do obecnych realiów. Pracodawcy powinni już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany, aby uniknąć potencjalnych sankcji i zapewnić zgodność z nowymi regulacjami.

Skorzystaj z pomocy Migration Matters

Jeśli potrzebujesz wsparcia w legalnym zatrudnianiu cudzoziemców i chcesz upewnić się, że Twoja firma spełnia wszystkie nowe wymogi — skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów! Oferujemy kompleksową pomoc w uzyskiwaniu zezwoleń, zgłoszeniach do urzędów oraz audytach dokumentacji kadrowej.